Angebote nachfassen ohne nervig zu werden: Drei Mail-Vorlagen die für Handwerker funktionieren

Warum 80 Prozent der Aufträge erst nach dem zweiten Kontakt kommen

Die Studien sagen alle das gleiche. 80 Prozent der Aufträge im Handwerk kommen erst nach dem zweiten bis fünften Kontakt. Im deutschen Handwerk werden im Schnitt nur 30 bis 40 Prozent der Angebote zu echten Aufträgen. Quelle dafür sind Branchenumfragen wie die von Sales Thinking und Berichte aus der Handwerker-Praxis.

Heißt im Klartext. Wer ein Angebot rausschickt und dann wartet, lässt zwei Drittel seines Umsatzes auf der Straße liegen. Jede Woche. Hart, aber so läuft das.

Und das hier ist der Trick den niemand glaubt bis er es selbst probiert. Der Kunde wartet auf deine Nachricht. Er will sich melden, traut sich aber nicht. Er denkt der Handwerker hat keine Zeit. Er ist unsicher ob das Angebot noch gilt. Also wartet er, du wartest, und am Ende kriegt einer den Auftrag der einfach nochmal kurz angeklopft hat.

Wann nachfassen: Der einzige Plan den du brauchst

Vergiss komplizierte Sales-Funnel. Drei Kontakte reichen. Mehr ist Belästigung, weniger ist verschenkt. So sieht der Plan aus.

• Tag 5 nach Versand: Erste Erinnerung. Kurz, freundlich, kein Druck.
• Tag 14: Zweite Erinnerung mit klarer Frage. Hier ziehst du eine Antwort.
• Tag 30: Letzter sauberer Schlusspunkt. Tür offen, aber dein Forecast wird sauber.

Wenn nach Tag 30 nichts kommt, ist Schluss. Punkt. Der Kunde hat sich entschieden, auch wenn er nicht antwortet. Du brauchst deinen Kopf für neue Anfragen, nicht für Leichen aus dem Februar.

Mail-Vorlage 1: Tag 5 nach Versand

Diese Mail soll kurz sein. Maximal sechs Zeilen. Keine Anrede mit Sehr geehrter, keine Verkaufs-Formel am Ende. Du-Form wenn du den Kunden duzt, sonst Sie. So sieht die Vorlage aus, du musst nur die Klammern ersetzen.

Betreff: Mein Angebot vom [Datum] zu [Projekt] Hallo [Name], letzte Woche kam mein Angebot für [Projekt] bei dir an. Wollte nur kurz nachfragen, ob alles bei dir reingeflattert ist. Falls Fragen offen sind, melde dich einfach. Ich bin meistens auf der Baustelle, aber per Whatsapp gehts schnell. Gruß [Dein Name]

Warum funktioniert das? Du gibst dem Kunden einen leichten Anstoß ohne Druck. Du erinnerst ihn nicht ans Geld, du fragst nicht ob er sich entschieden hat, du bietest einfach Hilfe an. Das nimmt ihm die Hürde sich zu melden.

Mail-Vorlage 2: Tag 14 nach Versand

Wenn nach Mail 1 nichts kam, kommt jetzt die Mail mit Substanz. Keine zweite weichgespülte Erinnerung. Hier muss eine konkrete Frage rein, die der Kunde nicht ignorieren kann.

Betreff: Frage zu [Projekt] Hallo [Name], ich plane gerade die nächsten Wochen und wollte fragen wie es bei dir mit [Projekt] aussieht. Drei kurze Optionen. 1. Du willst loslegen. Dann setze ich dich für [Zeitraum, z.B. Mitte Mai] auf den Plan. 2. Du willst noch warten oder hast Fragen. Dann ruf mich kurz an oder schreib zurück. 3. Es ist was anderes geworden. Auch ok, dann weiß ich Bescheid und plane neu. Kurze Rückmeldung würde mir reichen. Gruß [Dein Name]

Diese Mail funktioniert weil du dem Kunden drei klare Türen aufmachst. Er muss nicht mehr überlegen wie er nett Nein sagt oder höflich um Aufschub bittet. Er antwortet einfach mit 1, 2 oder 3. Antwortquote auf so eine Mail liegt erfahrungsgemäß bei über 60 Prozent.

Mail-Vorlage 3: Tag 30 als sauberer Schlusspunkt

Wenn auch nach Mail 2 nichts kam, gibt es noch eine letzte Mail. Die ist kein Bettelbrief, sondern ein klarer Schlusspunkt. Du sortierst dein Forecast, der Kunde hat die Tür offen falls sich was ändert.

Betreff: Schlusspunkt zu [Projekt] Hallo [Name], sieht so aus als hat sich bei [Projekt] was anderes ergeben. Ist absolut ok, manchmal kommt halt was dazwischen. Falls du in den nächsten Monaten doch noch loslegen willst, melde dich einfach. Das Angebot bleibt mit dem genannten Preis bestehen, solange ich Kapazität habe. Viel Erfolg dir, [Dein Name]

Wichtig. Diese Mail ist ehrlich, kein passiv-aggressives Gemecker. Du gehst sauber raus. In der Hälfte der Fälle kriegst du genau jetzt sogar noch eine Antwort, weil der Kunde sich schlecht fühlt nichts gesagt zu haben. Manche Aufträge fallen genau hier rein.

Whatsapp statt Mail: Wann was besser läuft

Whatsapp hat Öffnungsraten über 90 Prozent, Mail unter 30. Wenn du die Whatsapp-Nummer vom Kunden hast und ihr vorher schon mal über Whatsapp geredet habt, ist das fast immer der bessere Kanal. Du erreichst ihn auf dem Handy in der Mittagspause, nicht erst abends im Postfach.

Die Whatsapp ist kürzer als die Mail. Zwei bis drei Sätze, persönliche Anrede, kein Marketing-Gefasel. So sieht die Tag-5-Variante aus.

Hey [Name], wollt nur kurz fragen ob mein Angebot von letzter Woche bei dir gelandet ist. Falls Fragen offen sind, schreib mir einfach. Gruß [Dein Name]

Achtung beim Datenschutz. Whatsapp Business darfst du nutzen, aber der Kunde muss vorher in die Kommunikation eingewilligt haben, zum Beispiel weil er dich selbst über Whatsapp angeschrieben hat. Schick keine Whatsapp an Kunden mit denen du vorher nur per Mail oder Telefon Kontakt hattest. Das ist rechtlich grenzwertig und wirkt auch zudringlich.

Anrufen oder schreiben: Die ehrliche Antwort

Pauschal-Antwort. Schreiben für die Masse, anrufen für die Großen. Bei Aufträgen unter 5.000 Euro reicht der Mail- und Whatsapp-Plan oben. Bei Aufträgen über 5.000 Euro ruf an. Da entscheidet ein Fünf-Minuten-Gespräch oft mehr als drei Mails hintereinander.

Wenn du anrufst, brauchst du genau eine klare Frage. Nicht ob das Angebot angekommen ist, das weißt du. Sondern wie der Kunde sich die nächsten Schritte vorstellt. So sieht das Skript aus.

Hallo [Name], hier ist [Dein Name] von [Betrieb]. Ich plane gerade die nächsten Wochen ein und wollte fragen, wie ihr euch das mit [Projekt] vorstellt. Sollen wir loslegen oder gibt es noch was zu klären?

Dann. Mund halten. Dreißig Sekunden Stille aushalten. Der Kunde wird antworten. Das funktioniert in 8 von 10 Fällen. Du kriegst entweder den Auftrag, eine konkrete Frage die du klären kannst, oder ein klares Nein das deinen Forecast aufräumt. Alle drei Antworten sind wertvoll.

So sieht das in deinem Gewerk aus

Beispiel GaLaBau in NRW. Du verschickst im März und April 30 Angebote für Gärten und Terrassen. Bis zum Mai ist die Saison durch. Wenn du nicht nachfasst, bist du bei 30 bis 40 Prozent. Mit dem Drei-Stufen-Plan kommst du erfahrungsgemäß auf 50 Prozent oder mehr. Bei 30 Angeboten und 4.000 Euro Schnitt sind das circa 24.000 Euro Unterschied. Pro Saison.

Beispiel Gebäudereinigung. Du machst ein Angebot für die Unterhaltsreinigung eines Bürogebäudes. Verwaltung lässt sich Zeit, holt drei Vergleichs-Angebote, Entscheidung dauert 4 bis 8 Wochen. Wer in dieser Zeit zweimal sauber nachfasst, bleibt im Kopf. Wer nicht nachfasst wird vergessen. Punkt.

Beispiel SHK mit Bad-Sanierung. Privatkunde holt sich drei Angebote für die Bad-Modernisierung. Entscheidungszyklus oft 6 Wochen, weil Eheleute, Finanzierung, Termine. Wer hier nicht zweimal nachfasst, ist in 9 von 10 Fällen raus.

Beispiel Maler mit Fassade. Saison sehr begrenzt, Kunde will eigentlich, schiebt aber. Zwei Mails reichen oft um den Hintern hochzubekommen. Ohne Nachfass-Mail vergisst dich der Kunde bis nächstes Frühjahr.

Warum dir das von Hand auf die Nerven geht

Ehrliche Rechnung. Pro Angebot 5 Minuten Mail eintippen, Datum nachschauen, Kunde im CRM oder Block finden, abschicken. Bei drei Touchpoints sind das 15 Minuten pro offenem Angebot. Bei 8 offenen Angeboten gleichzeitig sind das 2 Stunden in der Woche. Plus Kopfraum.

Diese 2 Stunden hast du als Handwerker nicht. Also fällt es hinten runter. Genau deswegen verlieren so viele Handwerksbetriebe so viele Aufträge. Nicht weil sie keine Zeit zum Nachfassen hätten, sondern weil sie keine Zeit für die Verwaltung des Nachfassens haben.

Ein automatisches Nachfass-System schickt die drei Mails von oben in deinem Ton, an den richtigen Tagen, ohne dass du was tippst. Sobald der Kunde antwortet, hört es auf. Das System ist im Hintergrund deines normalen Mail-Postfachs, du kriegst nur die Antworten. Bei BetriebsAutomatik bauen wir genau das für Handwerksbetriebe in NRW. Hier siehst du wie das Nachfass-System funktioniert.

Wenn du wissen willst wie das mit der Sofort-Antwort auf neue Anfragen zusammenspielt, lies den anderen Artikel. Zusammen fangen die zwei Systeme den größten Teil der Kunden ab die du sonst verloren hättest.